Manajemen proyek adalah sistem untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi pembangunan proyek dengan efisien. pembangunan proyek harus dapat menyusun rencana pelaksanaan proyek dengan mengoordinasikan berbagai aktifitas atau kegiatan proyek dan penggunaan sumber daya agar secara fisik proyek dapat diselesaikan tepat waktu. Rencana proyek yang baik akan meliputi unsur-unsur berikut:
1. Menetapkan tujuan
2. Mendefenisikan proyek
3. Mencantumkan langkah utama untukdilakukan
4. Analisis biaya atau manfaat
5. Jadwal waktu untuk penyelesaian
6. Uraian mengenai sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
Mengawasi atau mengendalikan proyek merupakan hal yang penting untuk menjagaagar proyek selesai tepat pada waktunya. mengawasi suatu proyek meliputi monitoring terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran.
B. Pengertian Aspek Manajemen
Aspek manajemen merupakan aspek yang cukup penting dianalisis untuk kelayakan suatu usaha. karena walaupun suatu usaha telah dinyatakan layak untuk dilaksanakan tanpa didukung dengan manajemen dan organisasi yang baik, bukan tidak mungkin akan mengalami kegagalan. baik menyangkut masalah sdm maupun menyangkut rencana perusahaan secara keseluruhan haruslah disusun dengan tujuan perusahaan. Fungsi-fungsi manajemen:
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pelaksanaan (Actuating)
4. Pengawasan (Controlling)
C. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu konsep yang bertalian dengan kebijaksanaan, prosedur, dan praktik bagaimana mengelola atau mengatur orang dalam perusaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan
1. Analisis Jabatan
Analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan.
2. Perancangan Jabatan
Perancangan jabatan merupakan proses yang di tentukan dan di ciptakan oleh karakteristik kualitas kerja dari suatu jabatan. Perencanaan jabatan didasarkan pada pendekatan sebagai berikut:
- Pendekatan mekanistik
- Pendekatan faktor manusia
- Pendekatan motivasi
3. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara sistematis untuk meramalkan atau memperkirakan kebutuhan sumberdaya manusia dalam suatu bisnis atau perusahaan. Manfaat yang di peroleh perusahaan dari lingkungan kerja yang aman dan sehat adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan produktivitas karena menurunya jumlah hari kerja yang hilang.
- Meningkatnya efisiensi dan kualitas kerja.
- Menurunnya biaya-biaya kesehatan dan asuransi
- Fleksibilitas dan adaptabilitas yang lebih besar.
D. Pengertian Organisasi
Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat, tools. Organisasi didefinisikan oleh beberapa ahli sebagai berikut:
- Menurut Prof. Dr. Sondang Siagian, Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal.
- Menurut Chester I. Barnard, Organisasi adalah suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.Menurut Stoner, Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal
1. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
2. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
a. Desain Struktur Organisasi Formal
Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki tujuan dan sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tujuan organisasi akan menentukan struktur organisasi organisasinya, yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan, hubungan antar tugas, batas wewenang, dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas tersebut.
b. Strategi Organisasi
Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar. Dia menyatakan bahwa “struktur mengikuti strategi”.
Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk mengiimplementasikan para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur, dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama. Dalam pandangan pertama, organisasi adalah reaktif terhadap lingkungan: proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroperasi pada saat sekarang dan akan beroperasi di waktu yang akan dating. Dalam pandangan kedua, organisasi proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan dimana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang.
Strategi pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi.
2. Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut,
3. Strategi menentukan lingkungan spesifik di mana organisasi akan beroperasi ini juga akan mempengaruhi struktur.
c. Lingkungan
Terdapat tiga tipe lingkungan sebagai berikut :
1. Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
2. Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang – produk, pasar, hokum, teknologi.
3. Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hokum sering diganti, kemajuan teknologi merubah secara drastic desain produk dan metoda-metoda produksi, organisasi ada dalam lingkungan bergejolak.
Setelah melakukan study terhadap berbagai macam perusahaan, Burns dan Salter mengemukakan bahwa system mekanistik adalah paling sesuai untuk lingkungan stabil, sedangkan system organic adalah paling sesuai untuk lingkungan bergejolak.
Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi diperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi. Berbagai sasaran dan wewenang untuk setiap individu dan sub unit ditentuka sepenuhnya oleh para manajer atas.
Dalam system organic, individu-individu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok daripada bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran.
d. Teknologi
Menurut woodward, atas dasar haisl studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Dengan kata lain teknologi yang kompleks menyebabkan struktur organisasi berbentuk “tall” dan memerlukan derajat supervise dan koordinasi yang lebih besar.
2. Rentang menajemen para manajer lini pertama meningkat dalam produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.
3. Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administrative dan klerikal. Semakin besar jumlah para manajer dalam perusahaan yang kompleks secara tekhnologis memerlukan jasa-jasa pendukung.
e. Proses Desain Organisasi
Dalam teori, proses desain organisasi dapat di mulai dari bawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur ke atas ke bawah, tujuan organisasional umum diterjemahkan menjadi tujuan khusus sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Tujuan ini kemudian menjadi dasar dengan mana serangkaian departemen dapat di organisasi.
Dengan pendekatan bawah ke atas, proses dasar organisasi akan ditetapkan terlebih dulu, di mana hal ini berarti merumuskan dan menentukan secara simultan teknologi inti yang digunakan. Setelah itu, posisi untuk mengoprasikan proses tersebut dirumuskan, dan kebutuhan akan struktur awal mulai muncul posisi manajerial tingkatan bawah dibutuhkan, untuk menkoordinasikan kegiatan, dan ini selanjutnya memerlukan koordinasi oleh tingkatan lebih atas bila proses adalah kompleks.
f. Dimensi – Dimensi Dasar Struktur Organisasi
1. Pembagian kerja
Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingakat prestasi organiasasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu tertentu atau keterampilan khusus, dan gerakan atau perpindahan yang percuma komponen pekerja besar. Pembagian kerja juga mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin mesin yang efisien untuk meningkatkan produktifitas.
2. Berbagai fungsi yang melekat pada struktur organisasi
Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi –fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :
- Wewenang (authority), arti wewenang adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu. Wewenang merupakan kunci jabatan manajerial.
- Kekuasaan (power), sering dicampur adukan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.
- Tanggung jawab (responsibility), adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organiasisi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi.
- Akuntabilitas (accountability), tidak seperti tanggung jawab, adalah faktor di luar individu dan perasaan priadinya. Bila seseorang manajer menghendaki pertanggungjawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dikatakan akuntabilitas terjadi.
- Komunikasi dalam organisasi. Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini.
- Hubungan lini dan staff. Masih berhubugan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebutlini dan staff. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi.
- Rentang kendali, yang dimaksud rentang kendali atau pengawasan (span of control) adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.
- Struktur flat dan tall. Dalam analisis organisasi, istilah flat (datar) dan tall (tinggi) digunakan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang kendali dan tingkatan manajemen.
- Sentralisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organiasasi, desentralisasi wewenang terjadi.
- Rantai wewenang skalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan dikelompokkan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan tersebut harus diintegrasikan.
- Kesatuan perintah. Satu aspek dasar struktur organiasasi lainnya (implisit dalam rantai skalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seorang bawahan hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal.
EmoticonEmoticon